PRZYJAZDY GOŚCI ZAGRANICZNYCH
Przyjmowanie, finasowanie oraz rozliczanie wizyt gości zagranicznych w Uniwersytecie Przyrodniczym w Lublinie obejmuje przyjazdy gości w ramach:
- programów dydaktyczno naukowych,
- projektów badawczych,
- edukacyjnych, szkoleniowych i innych,
- umów międzynarodowych,
- umów o współpracy bilateralnej Uniwersytetu,
- zaproszeń jednostek organizacyjnych Uniwersytetu,
- udziału w konferencjach, sympozjach, seminariach naukowych, kursach i szkoleniach.
Jednostka zapraszająca/pracownik wypełnia WNIOSEK O PRZYJĘCIE GOŚCIA ZAGRANICZNEGO według wzoru dołączonego poniżej. Wypełniony i zaakceptowany przez Dziekana Wydziału (lub innego dysponenta środków, np. Kierownika Projektu) wniosek należy złożyć w Biurze Projektów Międzynarodowych najpóźniej 3 tygodnie przed planowaną datą przyjazdu. Dokument ten – po zaakceptowaniu przez prorektora właściwego ds. nauki i współpracy z zagranicą – stanowi podstawę do wystosowania oficjalnego zaproszenia. Obowiązek złożenia wniosku, dotyczy również przyjmowanych gości, w przypadku których Uniwersytet nie ponosi kosztów związanych z ich pobytem.
DO WNIOSKU NALEŻY OBOWIĄZKOWO ZAŁĄCZYĆ:
- program pobytu gościa
- zgodę osoby przyjeżdżającej na przetwarzanie danych osobowych (według wzoru zamieszczonego poniżej)
PODPISY: wniosek (wraz z załącznikami) podpisany przez opiekuna gościa (z datą podpisu) oraz Dziekana Wydziału (lub Kierownika Projektu) należy dostarczyć do Biura Projektów Międzynarodowych (budynek Rektoratu UP, 3piętro, p. 455, tel. 81 445 60 15), który potwierdza poprawność formalną aplikacji przed skierowaniem wniosku do rozpatrzenia przez prorektora właściwego ds. nauki i współpracy z zagranicą.
JEDNOSTKA PRZYJMUJĄCA ZOBOWIĄZANA JEST DO WYZNACZENIA OPIEKUNA GOŚCIA, KTÓRY JEST ODPOWIEDZIALNY ZA OBSŁUGĘ POBYTU GOŚCIA W ZAKRESIE:
1) przygotowania programu pobytu;
2) rezerwacji noclegów bądź środków transportu;
3) przygotowania, z pomocą pracowników Biura Projektów Międzynarodowych, zlecenia wypłaty ewentualnej zaliczki;
4) pomocy przy rozliczeniu kosztów pobytu.
REFUNDACJI MOGĄ PODLEGAĆ koszty podróży, zakwaterowania oraz koszty utrzymania podczas pobytu (diety). Podstawę rozliczenia kosztów, stanowią w szczególności oryginały faktur, rachunków, biletów, kart pokładowych oraz potwierdzenie odbioru diet.
KOSZTY ZWIĄZANE Z POBYTEM GOŚCIA ZAGRANICZNEGO mogą być pokrywane są ze środków będących w dyspozycji jednostki zapraszającej oraz w miarę możliwości, z grantów lub projektów zewnętrznych.
KOSZTY ZWIĄZANE Z PODRÓŻĄ ORAZ ZAKWATEROWANIEM mogą być finansowane przez:
- Uniwersytet;
- gościa – zwrot kosztów następuje na podstawie wypełnionego i podpisanego przez gościa formularza – „WNIOSEK O ZWROT KOSZTÓW – REIMBURSEMENT REQUEST FORM”.
W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się możliwość zwrotu kosztów podróży lub zakwaterowania na podstawie noty obciążeniowej, wystawionej przez jednostkę macierzystą gościa.
DIETY mogą być wypłacane gotówką (w wyznaczonym przez Uniwersytet oddziale banku – Bank Pekao S.A., oddział w Lublinie, z siedzibą przy ul. Krakowskie Przedmieście 64, Fryderyka Chopina 26 a):
- bezpośrednio gościowi zagranicznemu;
- za pośrednictwem opiekuna naukowego gościa w formie zaliczki, do której rozliczenia niezbędne jest wypełnienie i podpisanie przez gościa i opiekuna „POKWITOWANIA ODBIORU GOTÓWKI”.
Uniwersytet nie pokrywa kosztów ubezpieczenia gościa w czasie pobytu w Polsce.
Po zakończeniu pobytu gościa zagranicznego opiekun naukowy jest zobowiązany do złożenia do prorektora właściwego ds. współpracy międzynarodowej sprawozdania z pobytu, w którym jest zobowiązany przedstawić korzyści jakie osiągnął Uniwersytet z wizyty.
ZAŁĄCZNIKI:
I. WNIOSEK O PRZYJĘCIE GOŚCIA ZAGRANICZNEGO
II. WNIOSEK-O-ZWROT-KOSZTOW
III. POKWITOWANIA ODBIORU GOTÓWKI
IV. SPRAWOZDANIE Z POBYTU GOŚCIA ZAGRANICZNEGO
