Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej należy dokonać w terminie do 14 dni od powrotu do kraju w Biurze Projektów Międzynarodowych.
WYMAGANE DOKUMENTY
Do rozliczenia podróży zagranicznej niezbędne są:
- faktura/rachunek hotelowy
- faktura/rachunek za opłatę konferencyjną
- faktury/ rachunki/ bilety za przejazdy autobusem, pociągiem, etc.
- oświadczenie o okolicznościach i wydatkach w trakcie wyjazdu (według wzoru poniżej)
- sprawozdanie z pobytu za granicą (według wzoru poniżej)
- w przypadku podróży samochodem prywatnym – ewidencja przebiegu pojazdu (według wzoru załączonego do umowy na korzystanie z samochodu),
- w wyjątkowych sytuacjach, w przypadku braku prawidłowej faktury wystawionej na Uniwersytet osoba wyjeżdżająca wypełnia Oświadczenie o poniesieniu wydatku w trakcie wyjazdu (według wzoru poniżej) i przyczynach braku jego udokumentowania, jako księgowego dowodu zastępczego wraz z dokumentem potwierdzającym rodzaj i kwotę wydatku.
WZÓR SPRAWOZDANIA Z POBYTU ZA GRANICĄ
OŚWIADCZENIE O OKOLICZNOŚCIACH I WYDATKACH W TRAKCIE WYJAZDU
WZÓR OŚWIADCZENIA O PONIESIENIU WYDATKU I PRZYCZYNACH BRAKU JEGO UDOKUMENTOWANIA
ZASADY ROZLICZENIA WYJAZDU ZAGRANICZNEGO
Rozliczenie diet i ryczałtów hotelowych następuje na podstawie godzin przekroczenia granicy. Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
- lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
- lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania na samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
- morskiej – od chwili wyjścia statku/promu z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku/promu w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Dietę oblicza się w następujący sposób:
- za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
- za niepełną dobę podróży:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
W przypadku zapewnionych posiłków przez stronę przyjmującą/organizatora/w ramach opłaty hotelowej/w ramach opłaty konferencyjnej diety pomniejszane są według następującego schematu – w przypadku zapewnionego:
- śniadania 15%,
- obiadu 30%,
- kolacji 30%.
W przypadku zapewnienia całodobowego wyżywienia, osobie wyjeżdżającej przysługuje 25% diety.
Wysokość diet zagranicznych – zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25.10.2022.
UWAGA! Jeżeli wyjazd jest realizowany w ramach projektu, zasady finansowania wyjazdu, stawki oraz zakres świadczeń mogą być odmienne.
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu (1 dieta) – przysługuje na dojazd do i z lotniska, dworca kolejowego lub autobusowego w miejscowości docelowej. Dieta dojazdowa jest w wysokości jednej diety pobytowej danego kraju. Ryczałt nie przysługuje osobie, która odbywa podróż samochodem prywatnym oraz w przypadku, gdy dojazd zostanie zapewniony przez instytucję docelową /organizującą, bądź pracodawcę.
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (10% diety) – przysługuje osobie, która w trakcie trwania pobytu korzystała z komunikacji miejscowej (metro, autobusy itp.). Ryczałt przysługuje za każdy dzień pobytu za granicą. Ryczałt nie przysługuje osobie, która odbywa podróż samochodem prywatnym oraz w przypadku, gdy dojazdy zostaną zapewnione przez instytucję docelową /organizującą, bądź pracodawcę.
Ryczałt noclegowy to 25% limitu hotelowego określonego w załączniku o wysokości diet i limitów do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. W przypadku rozliczania kosztów noclegów ryczałtem nie dołączamy faktury za nocleg.
Pozostałe wydatki (noclegi, opłaty konferencyjne/szkoleniowe) są rozliczane na podstawie faktur. Obowiązkiem osoby wyjeżdżającej jest uzyskanie prawidłowo wystawionej faktury. Rozliczeniu podlegają oryginalne faktury wystawione na:
Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Akademicka 13, 20-950 Lublin, NIP 712 010 37 75
W wyjątkowych sytuacjach, w przypadku braku prawidłowej faktury wystawionej na Uniwersytet osoba wyjeżdżająca wypełnia druk Oświadczenia o poniesieniu wydatku w trakcie odbywania podróży służbowej/wyjazdu i przyczynach braku jego udokumentowania, jako księgowego dowodu zastępczego wraz z dokumentem potwierdzającym rodzaj i kwotę wydatku.
RACHUNEK KOSZTOW WYJAZDU ZA GRANICE
